Contrat de traitement des données

1. Rôles

Vous êtes responsable des données de votre espace : vos contacts, vos clients, vos salariés, vos documents. Vous décidez de ce qui y entre et de ce qu'on en fait.

TW MICRONICS SARL agit comme sous-traitant : nous traitons ces données pour vous fournir le service, sur vos instructions, et pour rien d'autre.

Nous n'utilisons JAMAIS les données d'un espace pour entraîner un modèle, ni pour alimenter un autre espace. L'isolation est physique : une base de données distincte par client.

2. Finalités

• faire fonctionner les modules que vous avez ouverts (ventes, achats, comptabilité, RH, projets, sites…) ;
• recevoir et envoyer vos conversations sur les canaux que vous avez branchés (WhatsApp, Telegram, Messenger, courriel) ;
• produire les réponses de l'assistant à partir de vos données, selon les niveaux d'autonomie que vous réglez ;
• fabriquer vos documents (devis, factures, attestations, cartes) ;
• assurer l'exploitation : sauvegardes, supervision, assistance quand vous nous écrivez.

3. Catégories de données

Selon les modules que vous activez : identité et coordonnées de vos contacts et clients, échanges de messagerie, documents commerciaux et comptables, données de vos salariés (dont, si vous activez la paie, des données de rémunération), pièces jointes et fichiers que vous déposez.

⚠️ Vous décidez de ce que vous y mettez. Le produit ne réclame aucune donnée sensible et n'en déduit aucune.

4. Localisation

Les données sont hébergées aux PAYS-BAS (Meppel, province de Drenthe), sur une infrastructure louée à Hostinger International Ltd.. Les sauvegardes sont conservées sur le même serveur.

⚠️ Nous le disons tel quel : une copie hors site chiffrée n'est pas encore en place. Les sauvegardes actuelles protègent d'une erreur de manipulation, pas de la perte du serveur. Cette page sera modifiée le jour où ce sera fait, pas avant.

Certains traitements sortent de cette infrastructure lorsque vous utilisez les fonctions concernées : ils sont énumérés dans la liste des sous-traitants.

5. Mesures de sécurité

• isolation physique : une base de données par client, jamais un filtrage logique partagé ;
• double authentification imposée aux rôles d'administration et de direction ;
• secrets chiffrés au repos avec des clés dédiées : jetons des canaux, secrets de messagerie, clés de services externes, jetons des réseaux sociaux ;
• aucun secret dans les archives d'export : les colonnes concernées y portent une marque et sont listées dans le manifeste ;
• cloisonnement par entité et par rôle, appliqué au niveau de chaque route du produit ;
• sauvegardes quotidiennes RELUES (un fichier écrit n'est pas un fichier lisible), conservées quatorze jours et huit dimanches ;
• journal des tâches automatiques et page d'état publique, qui distingue une tâche en panne d'une tâche qui tourne sans rien produire.

6. Sous-traitants

La liste complète, avec la finalité et le pays de chacun, est publiée sur la page des sous-traitants. Elle est mise à jour avant tout nouvel usage.

Un sous-traitant ne reçoit que ce que la fonction exige, et seulement si vous utilisez cette fonction.

7. Durée de conservation

Vos données sont conservées tant que votre espace existe : c'est vous qui décidez de ce que vous effacez dans le produit.

Les commentaires des réseaux sociaux sont purgés au-delà de vingt-quatre mois, et les comptes sociaux révoqués au-delà de douze mois.

Une archive d'export reste sept jours sur nos serveurs, puis elle est supprimée : c'est une copie en clair de tout votre espace.

8. Vos droits, et comment les exercer seul

Accès et portabilité : l'écran « Exporter mes données » vous remet, sans nous le demander, une archive complète et rechargeable.

Effacement : le même écran ouvre la fermeture de votre espace, avec un délai de grâce de trente jours et une attestation de suppression à la fin.

Rectification : elle se fait dans le produit, écran par écran.

Pour une demande émanant d'une personne dont vous détenez les données (un de vos clients, un de vos salariés), c'est vous qui répondez : nous vous assistons à votre demande, à [email protected].

9. Incident de sécurité

En cas d'incident touchant vos données, nous vous prévenons sans délai injustifié, avec ce que nous savons : ce qui est touché, depuis quand, et ce que nous faisons.

Nous ne vous annoncerons jamais qu'un incident est clos avant de l'avoir vérifié.

10. Fin du contrat

À la fin de votre abonnement, vos données restent disponibles tant que vous n'avez pas demandé leur suppression : un défaut de paiement met l'espace en lecture seule, il n'efface rien.

Votre archive d'export reste accessible pendant tout ce temps.