Toutes les réponses, écran par écran.

Ouvrez Administration puis Démarrer avec MAYA. L'écran liste les étapes du paramétrage et indique celles qui sont deja faites.

Les étapes ne se cochent pas a la main : elles sont DEDUITES de vos données. Une étape passe faite quand la donnée existe — un canal branché, un catalogue rempli, une adresse d'envoi active. Vous ne pouvez donc pas vous déclarer prêt par erreur.

L'ordre qui fait gagner le plus de temps : importer vos données, brancher un canal de conversation, raccorder votre messagerie, puis regler ce que MAYA fait seule.

Une maison neuve démarre en mode Prudent : MAYA propose et un humain valide. Le passage au mode Equilibre n'est proposé que lorsqu'elle a de quoi repondre juste — un catalogue, un canal et une identité d'agent. C'est volontaire : sans catalogue, repondre seule a vos clients servirait des reponses fausses.

Ouvrez Administration puis Importer vos données. Cinq genres sont disponibles : contacts, produits et services, fournisseurs, salariés, et soldes d'ouverture comptables.

Le déroulé est toujours le même : téléchargez le modèle (il arrive dans votre langue), remplissez-le, déposez-le, corrigez la correspondance des colonnes que MAYA propose, regardez l'aperçu, puis lancez l'import.

Un doublon est COMPTE, jamais écrasé ni fusionné — dans le fichier d'abord, puis face a votre base. Rejouer deux fois le même fichier ne crée donc rien de plus.

Une ligne illisible est une erreur DE CETTE LIGNE : elle n'est pas écrite, les autres le sont, et l'aperçu vous dit laquelle et pourquoi. Une date se lit JJ/MM/AAAA ou AAAA-MM-JJ, jamais au format américain.

Les soldes d'ouverture sont la seule exception : c'est tout ou rien. Une balance qui ne s'équilibre pas n'est pas une écriture comptable, donc rien n'est écrit et le motif est dit.

Pour les salariés, le service et le type de contrat sont RETROUVES, ils ne sont pas créés : un import n'invente pas votre organigramme. Une maison neuve n'a aucun type de contrat — ils dépendent du droit du pays — et l'import vous renvoie a l'écran des types de contrat.

Ouvrez Marketing puis Sites Web. Un site appartient a une entité, et une page se compose de BLOCS que vous ajoutez et réglez.

Une page reste en brouillon tant que vous ne l'avez pas publiée ; la liste des pages dit laquelle est EN LIGNE.

Un site se sert sur une adresse de MAYA, ou sur votre propre domaine une fois celui-ci pointé vers le serveur.

Les blocs ne se remplissent pas deux fois : le bloc des offres d'emploi lit vos offres du module RH, et une candidature déposée sur le site retourne dans le module RH.

Chaque site signe en son propre nom dans ses métadonnées : deux marques publiées depuis la même maison ne se déclarent pas créées par la même société.

Votre site peut porter une version anglaise : un champ anglais vide laisse simplement le français.

Ouvrez Aide et support. L'écran est ouvert a TOUTE personne de votre espace : celle qui est bloquée n'est pas toujours celle qui administre.

Votre demande part avec le contexte de votre espace — le forfait, l'état de l'abonnement, l'écran d'ou vous écrivez — pour que la première réponse ne soit pas une question. Rien de vos propres clients n'y est joint.

MAYA ne répond pas elle-même a une demande d'aide sur le produit : c'est l'éditeur qui répond, et sa réponse vous arrive par e-mail. Votre demande SONNE chez lui, parce qu'un client bloqué est urgent.

Vous pouvez poser plusieurs demandes d'affilée, dans une limite raisonnable par heure : c'est la file de l'éditeur qui est protégée, pas votre parole.

Pour savoir si une panne est chez vous ou chez le service, ouvrez la page d'état, qui est publique et ne demande aucune connexion. Elle donne l'état par FAMILLE — conversations, messagerie, publications, automatisations, documents, données — et ne dit jamais que tout va bien sans l'avoir mesuré.

Ouvrez Organisation puis Canaux de conversation, et choisissez l'entité qui portera la ligne.

Pour Telegram, il faut le jeton du bot. MAYA interroge Telegram pour vérifier le bot, POSE le webhook avec son propre secret, et n'enregistre qu'ensuite. Un bot ajouté autrement que par cet écran est refusé a la réception : ses messages resteraient en attente chez Telegram.

Pour WhatsApp, il faut les identifiants de votre application Meta. MAYA lit le numéro chez Meta pour confirmer, puis vous rend UNE FOIS le jeton de vérification du webhook a coller chez Meta.

Les identifiants sont chiffrés au repos : l'écran ne vous les remontre jamais, seulement leur empreinte. C'est pour cela qu'un secret laissé vide garde celui en place.

Un même bot ou un même numéro ne peut pas être branché sur deux entités.

Si MAYA ne répond pas ensuite, ce n'est pas le branchement : voyez l'article sur l'agent qui ne répond pas.

Ouvrez Organisation puis Messagerie de la maison. Vous y raccordez UN compte Microsoft 365 pour toute la maison.

Le secret est éprouvé auprès de Microsoft AVANT d'être écrit, et il est écrit chiffré. Il ne se relit jamais : seule son empreinte s'affiche. Laisser le champ vide garde le secret en place.

Les adresses qui ENVOIENT se règlent ailleurs, par entité : Organisation puis Expéditeurs e-mail. C'est ce qui permet a deux marques de la même maison d'écrire chacune sous son adresse.

L'étape Messagerie de l'écran Démarrer avec MAYA passe faite quand une entité de la maison a une adresse d'envoi active.

Vérifiez d'abord que le canal est branché : Organisation puis Canaux de conversation. Un message reçu sur un canal non branché n'est pas rangé.

Vérifiez ensuite l'autonomie : Administration, IA et automatisation, Tous mes réglages. En mode Prudent, MAYA PREPARE une réponse et attend une personne — c'est le mode d'une maison neuve.

Vérifiez vos réponses IA restantes : Administration puis Mon forfait. Quand l'allocation du forfait et les packs sont épuisés, MAYA se tait, le message du client reste, et les administrateurs sont prévenus.

Vérifiez votre abonnement, sur le même écran. En lecture seule ou en suspension, les automatisations et l'agent sont a l'arrêt : c'est voulu.

Enfin, une conversation reprise par un humain ou escaladée ne revient pas a MAYA d'elle-même. Les conversations en cours se voient dans Commercial puis Conversations.

Si aucune de ces cinq causes ne s'applique, demandez de l'aide a l'éditeur depuis l'écran Aide et support : votre demande part avec le contexte de votre espace.

Ouvrez Ventes puis Devis. Un devis appartient a une entité, et ses lignes se prennent au catalogue DE CETTE entité : un produit d'une autre marque est refusé en la nommant.

MAYA refuse deux fois la même prestation sur un devis : elle ne les additionne pas en une ligne a quantité deux, parce que cela garderait un montant faux en le rendant propre.

Le devis porte sa devise, et le taux de change utilisé est FIGE a l'émission : un devis de mars garde son montant en octobre, même si les taux ont bougé depuis.

L'envoi part sur UN SEUL canal de messagerie — le plus récent de la conversation — et l'e-mail vient EN PLUS quand l'adresse existe. Un client joignable sur deux messageries ne reçoit pas deux fois le même document.

Le PDF se refait des que le contenu du devis change : le client reçoit toujours le montant courant, jamais le fichier d'avant la modification.

La date d'envoi n'est posée que si quelque chose est REELLEMENT parti : un devis dont l'envoi a échoué reste dans vos listes a relancer.

Ouvrez Ventes puis Factures. Une facture se crée depuis un devis accepté, ou directement pour votre équipe.

MAYA ne crée PAS de facture d'elle-même sur une simple intention : une facture naît quand le client demande a payer. Sans cette règle, votre base se remplit de montants a recouvrer que personne ne doit.

Fabriquer une facture ne la REMET pas au client. Deux informations différentes vivent sur la fiche : la date de transmission dit qu'elle est partie, le statut dit ou en est le PAIEMENT. Les confondre rend des factures invisibles au recouvrement.

La transmission part sur un seul canal de messagerie, l'e-mail en plus quand il existe, et elle annonce le SOLDE, jamais le total.

La transmission automatique se règle a l'écran Transmission des factures. Elle est éteinte par défaut, et l'écran affiche combien de factures partiraient si vous l'allumiez.

Ouvrez Organisation puis Documents commerciaux. Le logo y est déposé POUR UNE ENTITE : chaque marque signe ses documents en son nom.

Le fichier déposé la est servi immédiatement — il n'y a rien a attendre ni a redéployer.

Vous pouvez déposer une seconde version du logo pour FOND SOMBRE. Les documents a couverture sombre la prennent en priorité : sans elle, un logo fait pour le blanc se lit comme une vignette collée sur une couverture nuit.

La couleur principale de l'entité n'habille pas seulement les cartes : c'est la couleur d'en-tête de vos documents commerciaux. La changer change tous vos devis.

Le reste de l'apparence de l'application se règle a l'écran Personnalisation.

Ouvrez Ventes puis Paiements, ou enregistrez le règlement depuis la facture concernée.

Un encaissement distingue trois montants : ce qui CREDITE le compte, dans la devise du compte ; ce qui SOLDE la facture, dans la devise de la facture ; et ce qui entre en trésorerie, dans la devise de votre société.

Verser dans un compte une devise qui n'est pas la sienne est REFUSE, jamais converti : un change est une opération a part, avec son taux et ses frais.

L'écart entre le taux figé a l'émission de la facture et celui du règlement est enregistré comme gain ou perte de change. Sans cela, une facture en devise ne se solderait jamais exactement et resterait éternellement partielle.

L'écriture comptable est passée APRES l'enregistrement du règlement. Si elle échoue, l'encaissement n'est pas perdu : il est mis de côté pour être repris.

Les comptes eux-mêmes se tiennent dans Trésorerie.

La liste des factures et leur solde se lisent dans Ventes puis Factures.

Une facture ne part en relance que si elle a ETE TRANSMISE au client. C'est volontaire : relancer une facture que le client n'a jamais reçue fait de la mise en demeure sa première nouvelle.

Commencez donc par transmettre ce qui ne l'a pas été, puis allumez si vous le souhaitez la transmission automatique a l'écran Transmission des factures.

Les relances automatiques d'impayés existent, mais leur réglage N'A PAS ENCORE D'ECRAN a ce jour : il se pose avec l'éditeur. L'écran Tous mes réglages liste tous les réglages d'automatisation et dit, pour chacun, ou il se règle — et lesquels n'ont pas encore d'écran.

Demandez cette mise en service depuis l'écran Aide et support : votre demande part avec le contexte de votre espace.

Ouvrez Ventes puis Analyses. L'écran porte sur les entités sélectionnées dans l'en-tête, et quatre volets.

Délai de règlement (DSO) : l'encours divisé par le facturé de la période, en jours, par entité et dans SA devise. Sans facturation sur la période, aucun délai n'est affiché : ce n'est pas zéro.

Balance âgée : ce que chaque client doit encore, rangé par ancienneté du retard. Il y a un total par devise, jamais un total général : deux monnaies ne s'additionnent pas.

Encaissements attendus : chaque reste dû est posé a son échéance, décalée du retard habituel de CE client. Un impayé qui a dépassé a la fois son échéance et l'habitude du client n'est posé sur aucune période : personne ne peut lui donner de date, et l'écran le dit a part.

Commissions : elles se calculent sur des REGLES que la maison pose sur ce même écran (pour un commercial ou pour tous, sur une entité ou toute la maison, au facturé ou a l'encaissé, toujours hors taxes). Sans règle, il n'y a pas de commission. Une facture sans commercial n'est attribuée a personne : elle est comptée a part. Ce volet est réservé a l'administration des factures.

Rien n'est versé depuis cet écran : l'état des commissions se lit, il ne paie personne.

Les devises que vous utilisez se tiennent dans Organisation puis Devises. La devise par défaut se règle sur l'entité, pas sur l'application.

Les taux vivent dans Organisation puis Taux de change. Charger un taux AJOUTE une ligne datée, il n'écrase jamais la précédente : le taux appliqué a un document est le plus récent qui PRECEDE sa date. C'est ce qui fait qu'un devis ancien garde son montant.

Un taux ABSENT refuse l'émission d'un document en devise, en nommant la devise et la date. Un taux PERIME alerte et laisse passer — le seuil se règle.

MAYA ne convertit jamais 1 pour 1 quand un taux manque : ce serait facturer un montant sans rapport avec la réalité.

Le franc CFA n'est pas coté, il est ARRIME a l'euro : sa parité est une constante, jamais téléchargée, pour qu'elle ne dérive pas d'un jour a l'autre.

Une somme de montants dans plusieurs devises n'est jamais additionnée : les écrans affichent le total par devise.

Ouvrez Organisation puis Utilisateurs pour créer un compte et lui donner ses rôles.

Le nombre d'utilisateurs est plafonné par votre forfait. Le plafond est vérifié sur TOUS les chemins de création — écran, invitation, import — et il compte aussi les personnes d'une autre maison a qui vous avez donné accès.

Un forfait sans plafond déclaré n'en impose aucun. Si le plafond est atteint, l'écran Mon forfait vous dit ce qu'ouvre le forfait suivant.

Ce qu'une personne voit dépend de ses RÔLES, et un rôle porte sur une entité : c'est l'écran Rôles qui décide, pas l'écran Utilisateurs.

Certains rôles — administration et direction — imposent la double authentification. Elle se met en place a la première connexion de la personne.

Ouvrez Organisation puis Rôles. Un rôle réunit des droits par module : lire, créer, modifier, supprimer, exporter, importer, administrer.

Un rôle est toujours donné SUR UNE ENTITE, et une personne peut porter des rôles sur plusieurs entités a la fois. C'est ce qui permet a un comptable de voir deux marques et a un commercial une seule.

La PORTEE décide de ce qui remonte dans les listes : ses propres fiches, celles de son équipe, celles d'une entité, ou toutes les entités.

Le sélecteur d'entité en haut de l'écran REDUIT la vue, il ne l'élargit jamais : il ne peut pas montrer ce que les rôles n'autorisent pas.

Un module que votre forfait n'ouvre pas ne s'ouvre pas par un rôle : le droit est la seule porte, le forfait décide ce qui existe.

La case Double authentification obligatoire d'un rôle impose le second facteur a qui le reçoit. La décocher ne désactive jamais un second facteur deja posé.

Ouvrez RH puis Employés. Un salarié est une personne de votre organisation ; ce n'est pas la même chose qu'un utilisateur de MAYA, qui est un compte de connexion.

Il faut au moins un TYPE DE CONTRAT pour créer un salarié, et une maison neuve n'en a AUCUN : les types de contrat dépendent du droit de votre pays, donc rien ne les devine. Posez-les a l'écran Administration, RH, Types de contrat.

Un salarié ne se supprime pas : il se désactive, se réactive, ou s'archive. L'archivage est définitif, et chaque passage d'état laisse une trace.

Pour créer beaucoup de salariés d'un coup, passez par l'import guidé : le service et le type de contrat y sont retrouvés, jamais créés.

Le dossier qu'un salarié remplit lui-même peut passer par une validation : voyez RH puis Validation profils.

Un salarié ouvre Mon espace. Il y trouve son tableau de bord, ses tâches, ses congés, ses pointages, ses feuilles de temps, ses documents et son matériel.

Le cloisonnement de Mon espace est LA PERSONNE, jamais une entité : chacun n'y voit que ce qui le concerne. C'est pour cela qu'un salarié n'a pas besoin des droits du module RH pour y accéder.

Un salarié qui encadre voit en plus Mon équipe : ses collaborateurs directs et les membres des services dont il est responsable, sous-services compris. Cette équipe se lit dans l'organigramme, elle ne s'écrit nulle part a la main — sans rattachement, l'écran compte les trous de votre organigramme.

Sur ses tâches, le salarié ne change QUE le statut, et seulement s'il en est responsable ou superviseur.

Ce qu'un salarié peut faire de son dossier se règle a l'écran Administration, RH, Espace Salarie.

Ouvrez Administration, IA et automatisation, puis Tous mes réglages.

Chaque domaine se règle sur quatre positions : aucun (l'action n'est pas exécutée), proposer (MAYA prépare, une personne valide), automatique après un délai (la proposition part seule passé ce délai si personne n'a repris la main), et automatique.

Trois préréglages existent : Prudent, Equilibre et Autonome. Equilibre reproduit exactement la conduite d'avant ce réglage. Prudent fait valider ce qui écrit a un client, engage de l'argent ou modifie des fiches. Une maison neuve démarre Prudente.

Le réglage se pose pour toute la maison, ou pour une entité en particulier — l'entité l'emporte sur la maison.

Un réglage est un PLAFOND : il peut retenir une action, il ne relâche jamais ce qu'un mécanisme a déja confié a une personne.

Le même écran liste ensuite les autres réglages d'automatisation du produit et l'écran ou chacun se règle.

Ouvrez Administration, IA et automatisation, puis Qui reçoit quoi.

Une escalade commerciale va à la personne la moins chargée de la rotation. Une escalade technique, administrative ou RH va au référent de cette nature ; s'il est en congé, désactivé ou sans accès à l'entité, à son remplaçant ; sinon, à la rotation.

Les personnes en copie sont prévenues de chaque escalade, sans en être chargées.

On choisit des personnes par leur nom ; l'écran montre leurs rôles et leur dernière connexion. Un compte de service, un compte désactivé ou une personne qui ne peut pas ouvrir l'entité est refusé.

Chaque changement passe par un aperçu (avant, après, avertissements), puis une confirmation. Un réglage confirmé est actif ; un réglage enregistré mais éteint est signalé comme tel.

Un réglage d'entité remplace celui de la maison pour cette entité : l'aperçu prévient quand il en crée un.

Le même réglage se fait par instruction à MAYA (outil admin_escalades_orientation_regler), avec le même aperçu et la même confirmation.

Ce que MAYA dit de vos offres vient de vos DONNEES, pas d'un texte de consigne. Trois lieux comptent.

Le catalogue, dans Catalogue : c'est lui qui porte vos produits, vos services et leurs prix. Une prestation dont le prix se fait sur devis s'y note comme telle plutôt qu'a zéro, sinon MAYA annoncerait zéro.

La base de connaissances, dans Administration, IA et automatisation : elle porte ce qui ne tient pas dans une fiche produit. Un texte corrigé y est reconsidéré pour la recherche.

La fiche de votre entité, dans Organisation puis Entités : description, adresse et coordonnées. MAYA les sert telles qu'elles y sont écrites.

L'écran Identité de l'agent ne règle que la MANIERE de parler — le nom, le ton, la posture. On n'y écrit pas un fait : une consigne ne se corrige pas d'un écran, une donnée oui.

MAYA ne COMPTE jamais et ne convertit jamais d'elle-même : un nombre qu'elle annonce est lu dans vos données.

Si elle affirme quelque chose de faux, c'est une donnée a corriger, et la correction est servie au prochain échange.

Ouvrez Organisation puis Entités. Une entité porte sa raison sociale, son pays, sa devise, ses identifiants légaux et son logo.

Toutes vos données métier vivent dans la même base, et c'est l'entité qui les cloisonne : un devis, une facture, un contact appartiennent a une entité. Plusieurs marques peuvent donc partager une base sans se mélanger.

Le nombre d'entités est plafonné par votre forfait, et le plafond est vérifié sur tous les chemins de création.

Le pays d'une entité n'est jamais supposé : il décide de sa fiscalité et de son référentiel comptable. Une entité sans pays fait refuser les calculs fiscaux plutôt que d'appliquer un barème qui n'est pas le vôtre.

Chaque entité parle en son nom : son adresse de recrutement, ses expéditeurs e-mail et ses documents commerciaux se règlent par entité.

La double authentification est exigée par le ROLE : administration et direction. Une personne qui reçoit un tel rôle la met en place a sa connexion suivante.

L'enrôlement montre un code QR a scanner dans votre application d'authentification, puis demande un code pour confirmer. A cette étape, MAYA vous montre aussi vos CODES DE SECOURS : gardez-les, ce sont eux qui vous ouvrent la porte si vous perdez votre téléphone.

Un code deja utilisé est refusé, même s'il est encore affiché : attendez le suivant. C'est une protection contre le rejeu, pas un défaut.

Le formulaire de connexion accepte un code de secours a la place du code de l'application.

Si votre espace vient d'être créé, la connexion peut répondre que l'espace est en préparation : sa base se met en place et vous recevez un courriel des qu'il est prêt.

Ouvrez Administration puis Mon forfait. Vous y voyez votre forfait, l'état de votre abonnement et son échéance.

Un espace neuf commence par un essai gratuit de quatorze jours, sans paiement a l'inscription.

L'état se DEDUIT des dates : essai en cours, actif, échéance passée (l'accès reste complet un temps), lecture seule, puis suspendu. En lecture seule, vous pouvez lire et exporter ; les automatisations et l'agent sont a l'arrêt.

Souscrire ou renouveler se fait depuis cet écran. La facture est émise par l'éditeur du produit, et le paiement se fait par Mobile Money, par carte, ou par les moyens manuels que l'éditeur propose.

Aucune facture n'est émise sans votre aval : le renouvellement automatique se coupe depuis le même écran.

Aucun jour n'est perdu : une période commence a la fin de ce qui court, pas au moment du paiement.

Le compteur se lit sur l'écran Mon forfait, et un rappel figure dans l'en-tête quand votre forfait porte une allocation.

Ce qui est compté est une REPONSE ENVOYEE a un tiers : une réponse en conversation quel que soit le canal, une réponse a un commentaire, une réponse de ticket, une réponse du chat d'un de vos sites.

Ce qui n'est PAS compté : les relances et les analyses internes de MAYA. Elles sont dans le coût du forfait.

L'ordre de consommation est l'allocation du forfait, puis le solde de vos packs, qui n'expire pas. Des alertes partent a 80 et a 100 pour cent.

Quand tout est épuisé, MAYA se tait : le message du client reste et les administrateurs sont prévenus. Un pack s'achète depuis Mon forfait.

Les images, les vidéos et les banques de photos ne sont pas dans le forfait : elles utilisent vos propres clés, a l'écran Clés de vos services.